Opvolgen auditbevindingen

Na afsluiting van de audit ontvangt u een rapport met bevindingen. Pas na verificatie van corrigerende maatregelen naar aanleiding van de eventuele bevindingen wordt het certificaat uitgereikt of kan het behouden worden. Hieronder ziet u hoe dit proces verloopt.

Non-Conformity Categorie 1 (Cat1) | Major nonconformity

Een nonconformity (NC) die invloed heeft op het vermogen van het managementsysteem om de beoogde resultaten te bereiken. Nonconformities kunnen worden aangemerkt als major in de volgende omstandigheden: 

• Als er significante twijfel is over een effectieve implementatie van proces controle of onvoldoende borging dat het product of de dienstverlening zal voldoen aan de eisen. 
• Meerdere categorie 2 non conformities m.b.t. een norm-eis of probleem waarvan is vastgesteld dat een doeltreffende implementatie binnen het managementsysteem ontbreekt.

Non-Conformity Categorie 2 (Cat2) | Minor nonconformity

Een nonconformity (NC) die geen invloed heeft op het vermogen van het managementsysteem om de beoogde resultaten te bereiken

Observatie (OBS)

Een observatie is geen nonconformity maar kan wel duiden op een mogelijk toekomstige tekortkoming indien de situatie te weinig aandacht krijgt; een observatie kan ook betrekking hebben op een situatie waarbij geen passend bewijsmateriaal wordt gevonden om de vaststelling van een tekortkoming te ondersteunen.

Aanbeveling ter verbetering 

Aanbevelingen ter verbetering hebben betrekking op gebieden en/of processen waar mogelijk wordt voldaan aan - minimum - normeisen, maar waar verbetering mogelijk is.

Sterke punten

Een vermeldenswaardige prestatie wordt als sterk punt in de rapportage vermeld. Een sterk punt kan een verbetering zijn in vergelijking met de vorige audit of in het geval dat de processen meer dan verwachting presteren, als een voorbeeld van “best practice”.

Opvolging van bevindingen:

• Major nonconformity en voor VCA categorie 2 NC’s dienen binnen 13 weken na de audit. Bewijs van oorzaakanalyse en doeltreffende implementatie van herstel- en corrigerende maatregelen moet worden verstrekt.
• Minor nonconformity met uitzondering van VCA, dienen binnen 13 weken na de audit te worden gecorrigeerd. De lead auditor zal het plan van aanpak voor de corrigerende maatregelen beoordelen. Tijdens de volgende audit zal de implementatie van de uitgevoerde corrigerende maatregelen beoordeeld worden.
• Observaties dienen te worden onderzocht, er is geen termijn voor corrigerende maatregelen vastgesteld. Het is mogelijk dat een observatie in de toekomst wel een NC wordt als de bevinding niet volledig onderzocht is. Opmerking: Een observatie staat los van het certificatietraject. Wel zal de lead auditor de beantwoording beoordelen.
• Mogelijke Verbeteringen zijn vrijblijvend en zullen niet worden opgevolgd.

Normaliter voert DNV ter plaatse een follow up-audit indien sprake is van bij Major NC‘s. Bij Minor NC‘s vindt follow up in de regel op afstand plaats, in de vorm van een bureauverificatie op aangeleverde documentatie; indien noodzakelijk geacht door DNV's Team Leader wordt hiervan afgeweken. 

Bent u klant van DNV en wilt u weten welke eisen er worden gesteld aan de opvolging van de bevindingen? Bekijk dan Annex B van de management samenvatting, hierin staat de meest recente uitleg van de definities en de complete lijst met eisen waaraan de opvolging van bevindingen moet voldoen. 

Aanbeveling voor certificatie

Als alle categorie 1 en 2 NC’s afdoende beantwoord zijn wordt de organisatie voorgedragen voor certificatie.  

Een categorie 1 bevinding dient afgesloten te zijn. Een categorie 2 bevindingen dient acceptabel beantwoord te zijn. Voor de categorie 2 bevindingen wordt de implementatie tijdens de volgende audit beoordeeld. De Technical Board (TB) zal de review uitvoeren, indien akkoord zal het certificaat verstrekt worden.